Puntos más destacables sobre ERP

Definición 

Conjunto de aplicaciones relacionadas con los procesos de negocio de una empresa, que pertenece lograr los objetivos estratégicos definidos por los directivos de una organización.

Rasgos

Tiene una gran capacidad de adaptación, de modularidad, de integración de la información con otros tipos de programas.

Está diseñado para cubrir todas las áreas funcionales de la empresa, creando un flujo de trabajo (workflow) que permite agilizar las diferentes tipos de trabajo.

Reduce las tareas repetitivas y facilita la comunicación entre todas las áreas que integran la empresa, con la seguridad de disponer de unos datos correctos.

Permite personalizar el sistema ERP según las necesidades específicas de cada empresa, hasta ciertos límites.

Modularidad

Diferentes módulos agrupados por funcionalidades. Cada módulo realiza una tarea concreta y es capaz de comunicarse con el resto de los módulos u otros sistemas de información. Pueden funcionar como unidades independientes o combinarse entre sí para formar un sistema integrado. La empresa no tiene que instalar todos los módulos, solo aquellos que necesite en función de sus procesos de negocio.

Integración

Está acoplado y unido como un solo sistema, el resultado de un proceso pasa a ser el inicio de otro. Los datos se introducen una sola vez en el sistema, la información es compartida y está disponible en tiempo real, se evita la duplicidad.

Adaptabilidad

Capacidad para modelarse en la estructura organizativa, pero hasta ciertos límites. La adaptibilidad se consigue mediante la parametrización de los diferentes módulos en función de las necesidades e la empresa.

Módulos funcionales

Finanzas, producción, compras, recursos humanos, ventas y distribución, marketing, gestión de materiales, mantenimiento de planta, gestión de calidad.

Selección de ERP -> Fundamental analizar la existencia de soluciones adaptadas al sector económico y a la actividad de la empresa en concreto.

Ciclo de vida

• adaptación de ERP
• Tareas de documentación
• Motivación para elegir un ERP
• Razones tecnológicas
• Razones de proceso de negocio
• Razones estrategicas
• Razones de competitividad

Selección ERP

Selección = evaluación + elección + adquisición

• Hace análisis riguroso de la situación
• Definir funcionalidades a cubrir por el ERP
• Determinar procesos críticos y áreas implicadas

Implantación del sistema ERP

• Modular, por fases o "step by step"(de poco a poco)
• Global o Big Bang (todo a la vez)

Puesta en marcha

• Auditoría
• Mantenimiento posterior

Diferencias entre CRM y ERP

ERP > Maneja la producción, logística, inventario, distribución, facturas y contabilidad de una empresa de forma modular.

• Su objetivo es la gestión y control de los procesos y procedimientos de la empresa. 
• Esta compuesto por varios módulos que se relacionan con las diversas áreas de la empresa: producción, logística, distribución, facturación y contabilidad.
• La implementación es compleja ya que al abarcar un gran número de las áreas de la empresa se complica todo un poco más y la implementación suele alargarse más en el tiempo y suele ser más traumático. 
• Su coste es más elevado, además, al utilizarlo más personas de la empresa, el coste de las licencias de uso también hará que el precio suba.
• Es para empresas medianas o grandes.
• Se centra en el control de la productividad y de los empleados.

CRM > Dispone en cualquier momento de toda la información sobre cualquier cliente, como para obtener estudios de mercado que permitan diseñar unas mejoras estratégicas comerciales.

• Su objetivo es la gestión de las ventas y los clientes.
• Esta compuesto por varios módulos para la gestión de clientes, ventas y marketing.
• La implementación es más fácil y ágil de instalar debido a las reducidas áreas de la empresa que contempla. 
• Su coste es más económico. Además existen CRM libres, sin costes de licencias.
• Es para empresas pequeñas. 
• Se centra en clientes y ventas. 

Cabe decir que ambos programas no son incompatibles, de hecho algunas empresas que optan por una integración entre ambas, así consiguen un control total de la gestión de la empresa, pero esto no está al alcance de muchas compañías.

¿Cómo se ejecuta un ERP?

Monopuesto - local

Cliente/ Servidor - Red

• Centralización del control
• Escalabilidad
• Mantenimiento
• Coste

Nube

• Acceso desde cualquier sitio y con varios dispositivos
• Todo el software esta en un solo sitio
• Ahorro en software y hardware
• Ahorro en mantenimiento técnico
• Escalabilidad.
• ¿Seguridad?. Accesos no autorizados, Ataques, Copias de Seguridad...
• Dependencia de internet
• Posibles problemas de cobertura legal si está en otro país el servidor.
• Conflictos sobre propiedad intelectual y otros. ¿a quién pertenece la información?

ERP libre vs propietario

ERP Propietario:

• Pago de licencia (50% del coste del proyecto)
• Número de licencias en función de los usuarios.
• Actualizaciones mediante un control de mantenimiento.
• Ventaja: control de calidad.
• Problema de dependencia del software.
• Principales proveedores:
• Características comunes: una base de datos relacional, una arquitectura cliente/servidor y varios módulos funcionales
• SAP (líder a nivel mundial) -> SAP Business All in One, Business One y Business ByDesing, para pymes; y MySAP, para soluciones sectoriales.
• Oracle -> Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise, Siebel y JDEdwards Enterprise One.
• Microsoft -> Microsoft Dynamics AX(Axapta), Microsoft Dynamics GP (Great Plains), Microsoft Dynamics NAV (Navision), Microsoft Dynamics SL (Solomon) y Microsoft Dynamics CRM.

ERP libre

• Código de "libertades":
• Libertad para ejecutar los programas con cualquier propósito, en cualquier lugar y para siempre.
• Libertad de estudiar el funcionamiento de los programas (exige el acceso al código fuente)
• Libertad àra redistribuir el programa.
• Libertad para mejorar los programas y distribuir versiones mejoradas.
• No es lo mismo que gratuito. Se pueden cobrar un mantenimiento por usuario, puesto instalado, soporte, módulos, horas desarrolladas.
• Actualizaciones: No hay garantías.
• Principales proveedores:
• OpenBravo -> ofrece apoyo, servicios y mejoras de los productos mediante una suscripción anual OpenBravo Exchange venta de soluciones y extensiones del ERP
• Adempiere -> funcionalidad de ERP, CRM y SCM.
• OpenERP -> OpenERP Community Edition (libre y gratuito) con soporte y funciones limitadas y otra, OpenERP NetWork Edition (con elementos privados y comerciales) que requiere la compra de una licencia.

Ciclo de vida

Origen --> Sistema de información obsoleto o cambio de estrategia de negocio

Adopción ERP

Se ha detectado el problema y se evalçúa rigurosamente la solución más adecuada para las necesidades actuales y futuras.

¿ERP u otro tipo de sistema?: motivo y análisis coste/beneficio.

• Tareas de documentación:
• Análisis de procesos
• Establecimiento de objetivos y beneficios a alcanzar
• Análisis impacto de implementación en negocio
• Motivación para elegir un ERP:
• Razones tecnológicas:
• Diversidad de sistemas
• Sistemas actuales de baja calidad
• Integración de las empresas adquiridas
• Razones de procesos de negocio:
• Mejorar la eficiencia de la organización
• Disminuir costes
• Razones de estrategia
• Razones de competitividad

Selección ERP

Proceso crítico, elevado impacto en la organización.

Selección = evaluación + elección + adquisición

Requisitos funcionales, técnicos, económicos, estratégicos y sobre el proveedor.

Inicialmente:

• Hacer análisis riguroso de la situación
• Definir funcionalidades a cubrir por el ERP
• Determinar procesos críticos y áreas implicadas

Involucra a las personas que conocen el funcionamiento global de la empresa.

Se debe decidir la política de reingeniería:

Adaptar ERP a los procesos de negocio.

Adaptar procesos de negocio al ERP

Se puede externalizar esta fase y contratar una consultoría especializada (en base a precio, formación, servicio).

Implantación ERP

Se lleva a cabo la configuración del sistema (módulos y tablas de configuración) y se decide qué módulos instalar.

implantación = parametrización + adaptación.

Si hay falta de experiencia se aconseja externalizar esta fase.

Equilibrio entre cómo queremos trabajar y cómo nos deja hacerlo el ERP.

Tareas a llevar a cabo:

• Instalación del hardware
• Instalación del software en entorno a pruebas.
• Reingeniería de procesos.
• Configuración del software (tablas, ficheros, interfaces, formularios e informes para cada módulo)
• Traspaso de datos.
• Diseño y ejecución de los juegos de pruebas.
• Elaboración de la documentación de los manuales de procedimientos.
• Formación de los usuarios finales.
• Puesta en marcha y seguimiento.

Implantación del sistema ERP:

Dos enfoques:

• Modular, por fases o "step by step" (De poco a poco)
• Módulos implantados de uno en uno o por grupos
• Secuencial de diseño, desarrollo, pruebas e instalación
• En cada fase integración de nuevos módulos.
• Minimiza riegos y facilita control de costes
• Aumenta el periodo de implantación
• Global o Big Bang (Todo de vez)
• Implantación simultánea de todos los módulos
• Requiere muchas pruebas
• Minimiza periodo de implantación
• Dificulta control de costes
• Proceso de 3 pasos:
• Selección de procesos críticos e implementación en entorno de prueba.
• Testeo individual de módulos e integración con el resto (feedback y ajuste) 
• Retirada sistema anterior y sustitución por nuevo (reajuste)

Puesta en marcha

Periodo de estabilización: uso del nuevo sistema y de los nuevos procesos 

--> detección de defectos de mal funcionamiento.

Importante formación y apoyo a usuarios.

• Auditoría interna o externa:
• Comparar si el funcionamiento es el acordado.
• Evaluar duración proyecto.
• Evaluar coste.
• Evaluar beneficios reales/planificados
• Mantenimiento posterior:
• Infraestructuras
• Instalación
• Mejoras generales del sistema.

Módulos funcionales

Finanzas:

• Es uno de los primeros módulos en ser implementados.
• Ofrece visión completa del estado contable y financiero de la empresa.
• Válido para PYMES y grandes empresas.
• Aplicaciones conectadas e integradas con otros módulos

      Subsistemas y/o aplicaciones:

• Contabilidad general
• Transacciones bancarias
• Gestión de cuentas
• Control de caja
• Transacciones directas con la Seguridad Social y Hacienda
• Pago con impuestos y tributos
• Gestión de propiedades y amortizaciones.
• Creación automática de informes contables.

Producción:

• Planifica la producción de acuerdo a las necesidades del cliente.
• Integra tecnología y proceso de negocio.
• Permite combinar métodos distintos de producción y planificación.

      Subsistemas y/o aplicaciones:

• Gestión de material
• Control de planta
• Gestión de calidad y gestión de costes
• Control stock mmpp
• Compra materiales
• Informes sobre producción

Compras:

• Optimiza compra de materias primas
• Gestiona proveedores, registro de facturas y pagos
• Tiene que estar integrado con producción y con extensión SCM.

      Subsistemas y/o aplicaciones:

• Identificar a los principales proveedores.
• Negociar precios
• Dar la orden de compra al proveedor.
• Recepción de la facturación
• Descuentos sobre compras
• Control de compras
• Control de pagos pendientes y realizados
• Estadísticas de compras
• Control de fechas de recepción de pedidos
• Predefinir pedidos periódicos
• Propuestas de pedidos
• Control de las devoluciones de compras

Recursos humanos:

• Gestiona la información del personal de la empresa (contrato, información de contacto, salario, asistencia, rendimiento, promoción...).
• Puede estar integrado coon el subsistema KM,

     Subsistema y/o aplicaciones:

• Gestión de personal
• Gestión organizacional
• Contabilidad de nominas
• Gestión del tiempo y desarrollo personal

Ventas y distribución:

• Ingresos = elemento vital de la organización
• Gestiona la venta y distribución de productos y/o servicios
• A veces incorporan módulos para la gestión de logistica ("best of breed").

      Subsistemas y/o aplicaciones:

• Programación de pedidos
• Envío y facturación
• Optimización de procesos de ventas (mejorar ventas, márgenes, Bº, servicio al cliente...)

Marketing:

• Permite maximizar la eficiencia de los recursos de marketing.

     Subsistema y/o aplicaciones:

• Gestionar recursos de marketing (clientes, campañas, promoción comercial, clientes potenciales, ...)
• Planificar, ejecutar y analizar actividades de marketing.

Gestión de materiales:

• Optimiza el nivel de existencias en el almacén
• Optimiza el proceso de compra según el flujo de trabajo, bajos costes, adquisición y almacenaje.
• Integrado con ventas, compras y finanzas. Informes de alerta ejecutivos.

      Subsistemas y/o aplicaciones:

• Identificación de los requisitos del inventario
• Establecer objetivos, proporcionar técnicas de abastecimiento
• Monitorizar el estado del inventario
• Verificación de facturas

Mantenimiento de planta:

• Permite reducir el tiempo y coste de los paros en producción.
• Hace posible definir estrategia óptima de mantenimiento o minimizar  riesgos.

     Subsistemas y/o aplicaciones:

• Contol de mantenimiento preventivo y/o correctivo.
• Seguimiento del equipo.
• Seguimiento de los componentes.
• Seguimiento de las reclamaciones.

Gestión de calidad:

• La ISO9000 y otros estándares definen los elementos y funciones del sistema de calidad.
• Sus funciones internas no interactúan directamente con los datos o procesos de otros módulos.

Subsistemas y/o aplicaciones:

• Planificación
• Inspección.
• Control de la calidad.

Modulo sectorial o soluciones verticales

En todo negocio hay funcionalidades comunes e independientes del sector de negocio(Financiera, Contable...)

• Solución horizontal: puede ser usada por diferentes tipos de sectores industriales.
• Solución vertical: está diseñada pàra un sector específico.
• Características:
• Reducen el tiempo de implantación (configuradas previamente).
• Se adaptan de una forma más definida.
• Proporcionan prestaciones mejores a todas las áreas de negocio.

Selección de ERP --> fundamental analizar la existencia de soluciones adaptadas al sector económico y a la actividad de la empresa en concreto. 

Definición de ERP 3

Arquitectura

Perspectiva funcional:

• BD centralizada y varios módulos (áreas principales de una organización)
• Procesos internos de la empresa
• Clientes (CRM)
• Clientes + comercial: contactos y operaciones de empresa con clientes + contactos clientes con empresa + relación con canales de venta
• Proveedores (SCM)
• Previsión y demanda materias primas y productos semielaborados
• Reposición inventario
• Almacenaje
• Transporte (almacén intermedio o cliente)
• Procesos y sistemas compartidos por proveedores, productores, almacenistas, transportistas, tiendas, clientes... a través de Internet
• Gestores y accionistas (PRM)
• Otros agentes que permitan hacer o mantener nuevos clientes o proveedores.
• Empleados
• Sistemas de ayuda a la toma de decisiones (DSS)
• Sistemas informacionales (BI)
• Cuadros de mandos de dirección hasta los sistemas de análisis de gran volumen de datos o inteligencia de negocio
• Sistemas de gestión del conocimiento (KM): "quien sabe qué" o dónde se puede encontrar una información dentro de la empresa.
• Intranets y portales de servicio al empleado
• Pedir unas vacaciones o apuntarse a un curso.

Perspectiva tecnológica:

• BD centralizada 
• Datos introducidos una sola vez y en un solo lugar, actualización automática de información relacionada, BD propia o estandarizada (más recomendable, compartida por otras aplicaciones).
• Características arquitectura  ERP:
• Abierta: añadir, actualizar y cambiar componentes.
• Flexible: expansión y/o adaptabilidad de otros módulos.
• Escalable: ampliación del sistema sin perder calidad.
• Integrable: comunicable con el resto de aplicaciones
• Las soluciones son:
• Multiplataforma: soportan plataformas múltiples de HW y SO.
• Entorno de cliente/Servidor de 3 capas o niveles:
• Presentación: GUI o navegador.
• Aplicación: reglas de negocio, funciones, lógica y programas que actúan sobre las BBDD
• Datos: operativos y transaccionales (RDBMS con SQL).

Evolución empresa 

Visión tradicional: Cada Departamento trabaja de modo independiente, con software propio, incomunicado con el resto. Produce fragmentación, negativo para la eficiencia y rendimiento u organización.

Visión por procesos: trabajo coordinado y comunicado de Departamentos. Surgen conceptos de proceso y cadena de valor. Mayor capacidad de almacenaje, tecnología cliente/servidor y nuevos SO --> ERP

Un proceso es un conjunto estructurado de actividades que se desarrollan dentro de una organización con el objetivo de alcanzar un resultado concreto para sus clientes o un mercado específico.

Cadena de valor es la secuencia de actividades que genera valor para el cliente final.

Áreas funcionales

• Contabilidad y finanzas
• Registra todas las transacciones económicas
• Elabora informes financieras y necesita información de todos los Departamentos
• Manufactura y producción
• Produce los bienes y/o servicios
• Transfiere información a compras y recibe información de ventas.
• Recursos humanos
• Contrata, desarrolla y mantiene al personal.
• Ventas y marketing
• Vende los productos y/o servicios
• Identificar clientes y sus necesidades, planificar y desarrollar productos y/o servicios (marketing)
• Contactar con clientes, vender productos y/o servicios, tomar pedidos, registrar ventas (ventas)

La estructura modular

• Facilita la selección de los módulos a implantar
• Permite implementar el sistema por etapas
• Es definida por cada proveedor de soluciones ERP

Definición de ERP 2

Beneficios de un ERP:

• Control sobre actividad de los diferentes departamentos de la empresa.
• Mejora los diferentes procesos de empresa.
• Reducción de inventario.
• Establecer las bases para el comercio electrónico.
• Explicitar el conocimiento. (documentación)
• Reducción del tiempo del ciclo.(optimiza el cote y el tiempo)

Riesgos de un ERP:

• Inflexibilidad
• Periodos largos de implementación
• Alcanzar los beneficios estratégicos.
• Estructura jerárquica.
• Costes indirectos.

Características:

Definición de ERP

Puedes descargarte el primer tema aquí.

Sistemas de información de empresa (ERP)

Definición: Conjunto de aplicaciones relacionadas con los procesos de negocio de una empresa, que permite lograr los objetivos estratégicos definidos por los directivos de una organización.

Sinónimos: EIS, EWS, SE.

Tipos:

• Sistemas o paquetes estándar, personalizables vs. desarrollos a medida.
• Soluciones paquetizadas (parciales) vs. paquetes  integrados (totales).

Rasgos: Tiene una gran capacidad de adaptación, de modularidad, de integración de la información con otros tipos de programas.

Está diseñado para cubrir todas las exigencias de las áreas funcionales de la empresa, creando un flujo de trabajo (workflow) que permite agilizar los diferentes tipos de trabajo.

reduce las tareas repetitivas y facilita la comunicación entre todas las áreas que integran la empresa (incluso los socios de la cadena de suministro fuera de la organización), con la seguridad de disponer de unos datos correctos.

Permite personalizar (customizar) el sistema ERP según las necesidades específicas de cada empresa, hasta ciertos límites.

• Modularidad: diferentes módulos agrupados por funcionalidades. Cada módulo realiza una tarea concreta y es capaz de comunicarse con el resto de los módulos u otros sistemas de información. Pueden funcionar como unidades independientes o combinarse entre sí para formar un sistema integrado. ÑLa empresa no tiene que instalar todos los módulos, solo aquellos que necesite en función de sus procesos de negocio.
• Integración: está acoplado y unido como un solo sistema, el resultado de un proceso pasa a ser el inicio de otro. Los datos se introducen una sola vez en el sistema, la información es compartida y está disponible en tiempo real, se evita la duplicidad (de transacciones y de información).
• Adaptabilidad: capacidad para modelarse en la estructura organizativa, pero hasta ciertos límites. La adaptabilidad se consigue mediante la parametrización de los diferentes módulos en función de las necesidades de la empresa.

Automatización de empresa con ERP: